Identity and Access Management (IAM/IDM)

Veel scholen hebben de afgelopen jaren gretig gebruik gemaakt van de gratis e-maildiensten van bijvoorbeeld Google en Microsoft. Gmail en MS Live@Edu bieden een aantal tastbare voordelen voor scholen en universiteiten (bijvoorbeeld afgestuurde studenten houden een account), maar het creëren en beheren van de user accounts in deze e-mailtoepassingen kan een behoorlijke uitdaging zijn. Daarnaast worden Active Directory wachtwoorden niet automatisch gesynchroniseerd met deze gratis diensten en dat kan een extra belasting vormen voor de helpdesk omdat wachtwoorden voor e-mail vaker gereset moeten worden.

Tools4ever biedt oplossingen voor beide problemen. Onze oplossing User Management Resource Administrator (UMRA) kan informatie ophalen uit het schoolinformatiesysteem en deze data gebruiken om automatisch een e-mailadres aan te maken in de gehoste e-mailoplossing. Wanneer studenten afstuderen kunnen hun AD accounts automatisch worden verplaatst naar een Alumni OU en worden de juiste aanpassingen gedaan in Gmail of MS Live.

Onze oplossingen PSM (Password Synchronization Manager) en SSRPM (Self Service Reset Password Management) kunnen eveneens koppelen met deze hosted e-maildiensten. Als een gebruiker een AD wachtwoord vergeet of wachtwoord van de gratis e-maildienst dan kunnen zij een webpagina bezoeken, een aantal vragen beantwoorden en vervolgens beide wachtwoorden resetten. Hoewel het niet zo vaak voorkomt bij studenten, docenten en personeel hebben wachtwoorden een vervaldatum en moeten ze regelmatig vernieuwd worden. PSM onderschept het nieuw ingestelde AD wachtwoord en kan het wachtwoord versturen naar de hosted e-maildienst zodat wachtwoorden in alle toepassingen hetzelfde zijn en blijven.

Wilt u voorkomen dat uw gratis e-mail systeem een fortuin kost in onderhoud en helpdeskkosten? Bezoek dan onze website

Een veelvoorkomende situatie bij organisaties: een werknemer is ziek of langdurig afwezig en de Afwezigheidsassistent in zijn/haar Outlook is niet geactiveerd. Resultaat: e-mails worden niet beantwoord, slechte service en boze klanten.

Omwille van de gegevensbescherming is het niet mogelijk om de Afwezigheidsassistent in te schakelen zonder direct toegang te hebben tot de mailbox. Een andere werknemer moet dus op de hoogte zijn (of worden gebracht) van de inlogcodes van de afwezige werknemer om de e-mails te lezen, e-mails te forwarden en de Afwezigheidsassistent in te schakelen. Dat is een onveilige situatie.

Dit probleem kunt u echter eenvoudig oplossen met Out of Office Manager Tool (OOMT) van Tools4ever.

Met OOMT kunnen beheerders of helpdeskmedewerkers de Outlook-assistent instellen zonder in te loggen op de mailbox van de betreffende gebruiker. Deze taak kan tevens gedelegeerd worden aan afdelingen, zelfs zonder de toekenning van extra admin rechten.

Integratie HTM-systeem
Het is ook mogelijk om OOMT te integreren in User Management Resource Administrator (UMRA) van Tools4ever om zo een koppeling te maken met het HRM-systeem van het bedrijf. In het HRM-systeem wordt bijgehouden wanneer een werknemer ziek, op vakantie of zakenreis is en ook wanneer een werknemer de organisatie verlaat. Dankzij deze integratie kan UMRA automatisch de Out of Office Afwezigheidsassistent instellen en eventueel e-mailberichten doorsturen zodat deze kunnen worden beantwoord.

Zo wordt professionele afhandeling van e-mailverkeer in uw organisatie gewaarborgd.